김 과장은 전표와 다른 제품을 반출하는 실수를 저질렀습니다.
보통 업무 시 전표를 두 번 세 번 보고 박 대리도 이를 크로스체크 하는데, 유난히 업무량이 많았던 그날에는 둘 다 이를 놓쳐 버렸습니다.
뒤로 넘어져도 코가 깨진다고, 반출한 제품은 회사에서 손해 보고 파는 상품이었습니다.
평소 김 과장을 눈엣 가시처럼 여기는 팀장은 이를 빌미로 김 과장에게 '시말서'를 작성하라고 하네요.
김 과장은 좀 억울합니다.
실수를 인정하지만 그렇다고 '시말서'까지 쓰는 건 과한 징계가 아닌가 생각합니다.
그리고 요즘 시대에 시말서가 웬 말입니까.
경위서라면 또 모를까.
그나저나 경위서와 시말서는 다른 걸까요?
다르면 어떻게 다른 걸까요?
현장에서는 경위서와 시말서가 별반 차이가 없을 수 있습니다.
벌어진 사건에 대한 객관적 내용과 작성자의 주관적 마음상태가 둘 다 포함되기 때문입니다.
하지만 객관성과 주관 중 어느 것에 방점을 찍느냐에 따라 둘은 엄연히 다른 서류가 됩니다.
경위서는 사건의 전후관계를 객관적인 사실 위주로 작성합니다.
경위서를 어떻게 쓸지 고민하고 있다면, 육하원칙을 옆에 적어두고 공란을 하나씩 채우면 됩니다.
1. 언제 :
2. 어디서 :
3. 누가 :
4. 무엇을 :
5. 왜 :
6. 어떻게 :
책임 소재를 따질 때 작성자의 잘못이 있다면 당연히 포함해야 합니다.
시작부터 끝까지 최대한 객관적으로 작성하되, 책임소재와 재발방지 대책도 함께 언급합니다.
작성자가 자신의 잘못을 조금이라도 덜 부각되게 하고 싶다면, 재발방지 대책을 자세하게 작성할 것을 권합니다.
시말서도 경위서와 마찬가지로 사건에 대한 언급이 있어야 합니다.
다만 경위서와 비교해 작성자 자신의 잘못을 반성하는 반성문적 성격이 좀 더 강합니다.
과거 만약 자신의 잘못이 없다고 생각되는 일에 대해서도 회사의 압박으로 시말서를 작성하는 예가 종종 있었습니다.
반성문은 초등학교 시절 말썽 부릴 때나 쓰던 거라고 여기는 우리 정서상, 회사에서 실수한 것으로 어릴 때나 쓰던 반성문을 다 큰 성인이 쓴다고 생각하면 수치심을 느끼는 분들도 더러 있습니다.
최근 대법원에서는 시말서가 단순 경위 보고에 그치지 않고 사죄문 혹은 반성문의 의미까지 포함하게 된다면 이는 헌법에서 보장하는 양심의 자유에 침해된다고 하였습니다.
회사에서 임원이나 관리자는 이제 말을 잘해야 합니다.
직원의 비위에 대해 "시말서 써와!"라고 한다면 향후 문제가 될 수도 있습니다.
"이 건에 대해 경위서 작성해 오세요."라고 해야 합니다.
경위서 작성 자체로 눈에 띄는 불이익이 발생한다고 보기는 어렵습니다.
하지만 작성한 경위서와 관련된 일이 반복되면 나중에 회사에서 이를 이유로 징계나 더 나아가 해고하는데 참고자료로 삼을 수는 있습니다.
우리나라에서 적법하게 해고를 하는 것이 쉬운 일은 아닙니다. (그럼에도 해고가 상대적으로 쉽게 이루어지고 있긴 하지만요..)
그런데 회사 입장에서 해고를 할 명분을 경위서에서 찾을 수는 있습니다.
서류로 만들어두면 고용관계에 분쟁이 발생했을 경우 명확한 자료가 될 수 있으니까요.
만약 빌미를 제공하기 싫어 경위서 작성요구를 거절하면 어떻게 될까요?
법적으로 회사는 직원에게 관련 서류작성 지시를 할 수 있습니다.
만약 경위서 작성요구에 불응하게 되면 지시불이행이 되어 이 또한 문제가 될 수 있습니다.
직원 입장에서는 최대한 객관적으로, 자신의 과실을 최소화하는 쪽으로 언급하는 편이 낫습니다.
사유서도 회사에서 많이 작성하는 서류입니다.
경위서, 시말서와 비슷한 내용이 들어갑니다.
객관적 사실관계와 주관적 심경.
그런데 사유서는 앞선 두 서류 대비 작성자 자신의 입장에서 씁니다.
객관적 사실관계도 해당 사건이 발생하기까지 자신 앞뒤에 있었던 구체적 일들이라든가,
잘못에 대한 반성과 사죄보다는 참작사유 등을 강조하여 정당성을 부각하는 등,
최대한 작성자 본인의 입장에서 작성하는 서류입니다.
확인서는 앞에서 말한 서류들과는 조금 성격이 다릅니다.
경위서, 시말서, 사유서 등은 본인이 작성하는 경우가 많지만
확인서는 경력이나 법률관계 등을 공적으로 인정해 주는 문서이기 때문에 이를 작성하는 곳도 사람들이 인정하는 곳인 경우가 많습니다.
학교, 주민센터 등의 공공기관이거나 병원, 회사 등의 법인체에서 주로 발급합니다.
각서는 상대방과 약속을 지키겠다는 내용을 담은 간단한 문서입니다.
이는 일본식 단어로 우리식 표현으로 하자면 '서약서' 정도가 될 것입니다.
(일상적으로는 '각서'가 광범위하게 쓰이고 있습니다.)
각서는 부부싸움을 하고 난 다음 화해의 의미로 대충 갈겨쓰는 가벼운 형식부터
국가 간에 양해각서까지 다양하게 활용되고 있습니다.